Czemu służą sprawozdania i po co one w ogóle są potrzebne? Pytanie takie zapewne zadaje sobie wielu działaczy, którzy nie przepadają za „papierkową” pracą i nie znają szczegółowo wymagań w tym zakresie.

Winniśmy jednak wiedzieć, że każdy Oddział PTTK zobowiązany jest do składania Zarządowi Głównemu PTTK sprawozdań zbiorczych (TK-O) ze stanu organizacyjnego oraz działalności programowej Oddziału w nieprzekraczalnym terminie do 20 dni po upływie roku sprawozdawczego. Z kolei pracownicy Zarządu Głównego PTTK na podstawie nadesłanych materiałów (TK-O) sporządzają zbiorcze sprawozdania przekazując je obligatoryjnie do Głównego Urzędu Statystycznego, Departamentu Turystyki Ministerstwa Gospodarki i Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy.

W sprawozdaniach od Oddziałów PTTK wymagane jest podanie dokładnych danych dotyczących między innymi: liczby kół, klubów, komisji, rad, zespołów, liczby zdobytych odznak, stanu kadry programowej i szkoleń a także działalności popularyzatorskiej. Prezesi i pracownicy biur Oddziałów mają więc dużo pracy przy sporządzaniu sprawozdań. W przypadku istnienia w oddziale np. kilkunastu kół, klubów i komisji tym bardziej pracochłonne jest sporządzanie TK-O. Prezesi i przewodniczący tych jednostek oddziałowych składając własne sprawozdania powinni więc pomóc pracownikom oddziałów przekazując im własne sprawozdania.

Zarząd Główny PTTK wymaga również od wszystkich komisji, w tym również i Komisji Ochrony Przyrody ZG PTTK, składania stosownych sprawozdań z ich działalności. Wszelkie w/w sprawozdania służą do sporządzania różnego rodzaju opracowań statystycznych, prognoz, planów. Stanowią one także podstawę do planowania działań na kolejne lata i zabezpieczenia niezbędnych na te cele odpowiednich środków finansowych.

Regulamin Instruktorów Ochrony Przyrody w pkt. 11 zobowiązuje do składania przez instruktorów rocznego sprawozdania ze swej działalności do właściwej Komisji Ochrony Przyrody – o ile istnieje; w przeciwnym wypadku do Zarządu Oddziału.

Komisja Ochrony Przyrody ZG PTTK opracowała cały pakiet druków sprawozdań:

• „Sprawozdanie roczne Oddziałowej KOP”,
• „Roczne sprawozdanie Referatu Weryfikacyjnego Odznaki „Turysta Przyrodnik”,
• „Sprawozdanie roczne Instruktora Ochrony Przyrody”,
• „Sprawozdanie roczne Opiekunów Przyrody PTTK Zbiorowych (Indywidualnych)”,
• „Sprawozdanie roczne z działalności Klubu PTTK”.

Zostały one zatwierdzone przez KOP ZG PTTK Uchwałą Nr 6/XVII/2010 z dnia 4.09.2010 r. Składanie w/w sprawozdań winno zostać realizowane od roku 2011. Oznacza to, że w 2012 r. winny one zostać sporządzone za 2011 r.

Pomysł opracowania druków miał za celu ujednolicenie sprawozdawczości w naszych ochroniarskich strukturach. Łatwiej bowiem jest wypełnić tabelkę niż opisywać, jakie działania podejmowano w okresie minionego roku. Dotychczasowa dowolność przy sporządzaniu sprawozdań skutkowała tym, że jedni podawali np. liczbę zweryfikowanych odznak na początku sprawozdania inni natomiast na końcu. Należało szukać więc tych danych w sprawozdaniach co niestety zabierało masę społecznego czasu. Jednolite druki i dane ujęte w jednym miejscu znacznie ułatwią sporządzanie zbiorczych sprawozdań TK-O oraz sprawozdań KOP ZG PTTK a co najistotniejsze winny być mniej czasochłonne dla społecznych działaczy.

Bezspornym argumentem zapewne będzie łatwość przy sporządzaniu np. „Sprawozdania rocznego Oddziałowej KOP”. Zebrane od Koleżeństwa „Sprawozdanie roczne Instruktora Ochrony Przyrody” o jednolitej treści pozwolą znacznie szybciej zsumować pewne dane np. ilość przeprowadzonych prelekcji, czy też prowadzonych szkoleń itd.

Doskonale wiemy, że Zarządy Oddziałów PTTK w różny sposób rozwiązują organizacyjnie funkcjonowanie struktur związanych z ochrona przyrody. Istnieją Oddziały w których funkcjonują Oddziałowe Komisje Ochrony Przyrody, kluby przyrodnicze, referaty weryfikacyjne odznaki „Turysta Przyrodnik”. W niektórych działają natomiast jedynie referaty weryfikacyjne odznaki „Turysta Przyrodnik” a są również i takie, gdzie jest tylko Komisja Ochrony Przyrody.
Optymalnym i zalecanym przez KOP ZG PTTK rozwiązaniem jest istnienie Oddziałowych Komisji Ochrony Przyrody.

W Oddziałach PTTK, gdzie istnieją kluby przyrodnicze lub kluby instruktorów ochrony przyrody skupiające instruktorów ochrony przyrody czy też opiekunów przyrody prezesi tych klubów na podstawie pojedynczych egzemplarzy „Sprawozdań rocznych Instruktora Ochrony Przyrody” i „Sprawozdań rocznych Opiekunów Przyrody PTTK Zbiorowych (Indywidualnych)” sporządzają „Sprawozdanie roczne z działalności Klubu PTTK”. Kluby sporządzają dwa egzemplarze sprawozdań, z których jeden pozostaje w aktach Klubu a drugi przekazują do Oddziałowych Komisji Ochrony Przyrody. Ponadto należy pamiętać również o wypełnieniu i przekazaniu Zarządowi Oddziału formularza TK-K zawierającego sprawozdanie roczne ze stanu organizacyjnego i działalności programowej Koła-Klubu PTTK.

W oparciu o „Sprawozdanie roczne z działalności Klubu PTTK” i „Roczne sprawozdanie Referatu Weryfikacyjnego Odznaki „Turysta Przyrodnik” Oddziałowe Komisje Ochrony Przyrody sporządzają w trzech egzemplarzach „Sprawozdania roczne Oddziałowej KOP”, z których jeden pozostaje w aktach Komisji Ochrony Przyrody, drugi przekazuje do Zarządu Oddziału a trzeci po akceptacji Prezesa macierzystego Oddziału PTTK wysyła do KOP ZG PTTK.

W Oddziałach, gdzie funkcjonuje tylko Oddziałowa Komisja Ochrony Przyrody procedura jest nieco odmienna, bowiem kadra programowa – instruktorzy ochrony przyrody, opiekunowie przyrody składają sprawozdania do Oddziałowych Komisji Ochrony Przyrody. Na ich podstawie oraz w oparciu o „Roczne sprawozdanie Referatu Weryfikacyjnego Odznaki „Turysta Przyrodnik” sporządzane są sprawozdania zbiorcze - „Sprawozdania roczne Oddziałowej KOP”. Oddziałowa Komisja Ochrony Przyrody sporządza również w trzech egzemplarzach „Sprawozdanie roczne Oddziałowej KOP”, jeden pozostaje w aktach Komisji Ochrony Przyrody, drugi dla Zarządu Oddziału a trzeci po akceptacji Prezesa Oddziału PTTK wysyła do KOP ZG PTTK.

W przypadku braku w Oddziale Komisji Ochrony Przyrody instruktorzy ochrony przyrody, opiekunowie przyrody, referaty weryfikacyjne, kluby przyrodnicze i kluby instruktorów ochrony przyrody sporządzone sprawozdania składają bezpośrednio do Zarządów Oddziałów. Oczywistym jest, że w tej sytuacji sporządzający TK-O mają znacznie więcej pracy przy ich opracowywaniu. Zbiorcze sprawozdanie Zarządy Oddziałów PTTK na drukach „Sprawozdanie roczne Oddziałowej KOP” powinny przekazać do KOP ZG PTTK, przy czym należy w tej sytuacji skreślić słowa „Oddziałowej KOP”.

Zdarzają się również sytuacje, że w Oddziałach działa jedynie referat weryfikacyjny odznaki „Turysta Przyrodnik” - wówczas jeden egzemplarz sprawozdania musi trafić do macierzystego Zarządu Oddziału PTTK, kolejny po podpisaniu przez Prezesa Zarządy Oddziału należy przekazać go do KOP ZG PTTK.

Nie wolno zapominać też o jednostkach regionalnych jako jednostkach terenowych, składanie przez nie sprawozdań w zakresie działalności ochrony przyrody stworzyłoby niebezpieczeństwo dublowania danych. Dlatego też należy brać pod uwagę jedynie sprawozdania z poszczególnych Oddziałów PTTK.

KOP ZG PTTK starała się rozważyć wszelkie opcje i dostosować odpowiedni terminarz składania sprawozdań.
Dla zobrazowania powyższego sporządzono schemat graficzny przekazywania sprawozdań.

Wszystkie wzory druków sprawozdań znajdują się poniżej.

Wzór sprawozdania rocznego Komisji Ochrony Przyrody (49.5 kB)

Wzór sprawozdania rocznego Referatu weryfikacyjnego odznaki Turysta Przyrodnik (37.5 kB)

Wzór sprawozdania rocznego Instruktora Ochrony Przyrody (64.5 kB)

Wzór sprawozdania rocznego Opiekuna Przyrody (64 kB)

Wzór sprawozdania rocznego klubu przyrodniczego (60.5 kB)